Aide — Tableau de configuration

Introduction

Le Tableau de configuration est un fichier tableur de type excel (.xls) ou google sheet (tableur en ligne gratuit) que le responsable santé-sécurité de l’entreprise cliente doit remplir pour permettre à Recap de configurer son compte.

Ce document, une fois rempli, doit lister l’ensemble des membres qui seront couverts par l’application RECAP. ce processus respecte le RGPD.

1. Obtenir le Tableau de configuration

Le tableau de configuration est disponible ici. Deux options se présentent à vous :

  • Avec Excel : Télécharger le Tableau de configuration pour le remplir avec le logiciel Excel
  • Avec Google Sheets : Dupliquer le document en ligne et le remplir directement depuis votre navigateur.

1.1 Avec Excel

  • Rendez vous sur ce lien pour voir le Tableau de configuration.
  • Cliquez dans le Menu sur : Fichier > Télécharger > Microsoft EXCEL (XLXS)
  • Ouvrez le fichier téléchargé avec votre logiciel microsoft Excel, et vous n’avez plus qu’à remplir !

1.2 Avec Google Sheets

  • Rendez vous sur ce lien pour voir le Tableau de configuration.
  • Cliquez dans le Menu sur : Fichier > Créer une copie
  • Une fenêtre pop-in « Copier le document » s’ouvre, cliquez sur « OK »
  • Un nouvel onglet se créé, et vous n’avez plus qu’à remplir !

2. Remplir le Tableau de configuration

Les informations à renseigner sur le Tableau de configuration sont peu nombreuses, mais sont nécessaires à la configuration de votre compte client RECAP. Il y a 5 informations à renseigner pour chaque membre à couvrir, les voici :

PrénomNomFonctionÉquipe (s)Email
L’entête du tableau de configuration

2.1 Prénom, Nom, Fonction

Très facile, les informations de bases de chacun des membres couverts par RECAP. Quelques indications cependant :

  • Pas de Prénoms ou de Noms en majuscules, juste les initiales
  • Essayez d’harmoniser la rédaction des Fonctions pour que ce soit plus agréable à lire pour les animateurs et les superviseurs
PrénomNomFonction
HerculeBuissonÉlagueur
RickySauvageÉlagueur
Exemple de saisie harmonisée

2.2 Équipes

Commençons par une définition :
Une équipe est un groupe de membres qui ont l’habitude d’assister à des réunions de prévention ensemble. C’est à vous de définir le nom de l’équipe et leur quantité nécessaire pour couvrir toute votre entreprise.
Ici aussi attention à bien harmoniser les noms d’équipes pour éviter les doublons.

PrénomNomFonctionÉquipe (s)Email
NadiaPhenwixPaysagisteJardins
PlacideBertrandJardinierJardins
Exemple : Nadia et Placide font tous les 2 partis de l’équipe « Jardins »
PrénomNomFonctionÉquipe (s)Email
HerculeBuissonÉlagueurÉlagage
RickySauvageÉlagueurÉlagage
Exemple : Hercule et Ricky font tous les 2 partis de l’équipe « Élagage »

Un membre peut être dans plusieurs équipes, pour cela il suffit de séparer chaque nom d’équipe par un « ; »

PrénomNomFonctionÉquipe (s)Email
ConstanceDuboisDirigeanteÉlagage;Jardins
RickySauvageÉlagueurÉlagage
Exemple : Constance fait partie de 2 équipes : « Élagage » et « Jardins »

2.3 Adresses eMails

Le champ d’email est uniquement nécessaire pour les membres animateurs de réunion de prévention.
Cette précision d’email transforme n’importe quel membre d’équipe en animateur pour cette équipe

PrénomNomFonctionÉquipe (s)Email
ConstanceDuboisDirigeanteÉlagage;Jardinsconstance@trimteam.fr
HerculeBuissonÉlagueurÉlagage
RickySauvageÉlagueurÉlagage
Exemple : Constance sera animatrice pour les équipes « Élagage » et « Jardins »

3. Nous faire Parvenir votre tableau de configuration rempli

3.1 Si vous l’avez rempli avec Excel

Faites nous parvenir votre Tableau de configuration en pièce-jointe à info@recap.st

3.2 Si vous l’avez rempli Google Sheets

  • Cliquez sur le bouton vert « Partager  » en haut à droite de l’interface, une fenêtre pop-in « Partager avec des personnes et des groupes » s’ouvre,
  • Dans le champs « Ajouter des personnes et des groupes » inscrivez info@recap.st

RECAP

07 81 66 23 04
info@recap.st

SUD OUEST / 1kubator
23 Quai des Queyries
33000 Bordeaux

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