Vous avez été habilité(e) par votre employeur à utiliser l’application RECAP.
Cet outil est destiné à être utilisé en direct, à chaque fois que vous animez une réunion d’information portant sur le thème de la santé ou de la sécurité au travail.
Une communication régulière et la sensibilisation sur les consignes et bonnes pratiques est essentielle afin de prévenir les risques de quasi-accident, d’accident de travail ou de maladies professionnelles.
N’hésitez donc pas à utiliser l’application aussi souvent que nécessaire, selon les circonstances ou les situations de travail ou votre organisation.
Vous pouvez également l’utiliser pour vous aider à bien préparer le déroulement de votre animation, et de travailler sur l’efficacité de votre transmission orale d‘informations (pitch prévention). Pour cela, vous pouvez lancer un test sans effectuer de validation finale.
Un menu déroulant vous permet de choisir un ou plusieurs thèmes relevant d’un registre organisationnel , technique et/ou humain (cf. code couleur correspondant).
Certains champs sont facultatifs ; à vous d’apprécier l’opportunité de les compléter selon le contexte. Jusqu’à l’étape de validation finale, vous avez à tout moment la possibilité de revenir en arrière dans le formulaire pour corriger ou compléter une rubrique.
L’application vous permet de générer à chaque événement un relevé automatisé décrivant notamment les participants à votre réunion, le contexte de celle-ci ainsi que le contenu des thématiques que vous avez choisi d’aborder.
Afin de documenter la tenue de votre réunion, l’application vous permet si nécessaire d’importer des fichiers et d’ajouter une synthèse des informations, consignes et instructions que vous avez délivrées. Vous pouvez par exemple prendre en photo vos notes manuscrites.
Toutefois, votre attention est notamment attirée sur le fait que :
- Vous êtes personnellement habilité(e) par votre employeur à utiliser l’application pour les besoins de votre mission en santé-sécurité au travail, à l’exclusion de toute utilisation pour un motif personnel ;
- Vos identifiants et mots de passe sont strictement personnels et ne doivent en aucun cas être divulgués à des tiers ;
- Dans le cadre de l’utilisation que vous faites de l’application, vos déclarations vous engagent vis-à-vis de votre entreprise, et doivent être conformes à la réalité, exactes et sincères ;
- L’application constitue une “brique” complémentaire de prévention qui doit être utilisée conformément à la mission donnée dans l’intérêt de votre entreprise et selon les consignes de votre employeur, pour diffuser de l’information à destination des membres de votre équipe ; elle ne doit pas être utilisée en substitution de documents obligatoires ou d’une procédure spécifique applicable au sein de l’entreprise, ni pour procéder par exemple à des remontées d’information en cas d’alerte ou d’urgence ;
- Il vous appartient de respecter la vie privée et le droit à l’image des personnes qui participent à vos réunions, conformément aux règles et instructions mises en place le cas échéant au sein de votre entreprise (ex : photos de groupe, etc.) ;
- Les données à caractère personnel collectées au travers de l’application doivent respecter les principes généraux et règles internes applicables dans votre entreprise sur la protection des données à caractère personnel (ex : interdiction de collecte de données sensibles ou illicites). Pour toute question, vous êtes invité(e) à vous adresser à votre responsable de traitement ou à votre délégué à la protection des données.
Voici quelques astuces pour optimiser vos réunions :
- Garder en mémoire l’objectif suivant : le message diffusé lors des réunions doit contribuer à améliorer la culture sécurité et mettre vos collègues mieux à mêmes de se prémunir des risques dans l’exécution de leur travail ;
- Préparer la réunion dans la mesure du possible (thème, documentation utilisée, etc.) – l’animateur peut ainsi prendre en photo via l’application ses notes de préparation ;
- Travailler la prise de parole et l’animation (pitch prévention) ;
- Favoriser l’acceptabilité des mesures et l’adhésion (approche positive vs. contraintes. S’il y a des freins sur le thème de la santé-sécurité, vous pouvez par exemple réaborder cela sous l’angle du travail) ;
- Suivre un déroulé de présentation structuré (avec un ordre du jour éventuellement) ;
- Respecter un timing adapté au regard de votre ordre du jour ;
- Privilégier l’approche participative (pensez notamment à présenter aux collaborateurs un suivi d’application des mesures évoquées lors de la précédente réunion) ;
- Mettez en place un rituel de groupe autour de la santé-sécurité ;
- Adapter le discours aux participants (précision, clarté, accessibilité) ;
- Reformuler si besoin et s’assurer que tous les participants ont bien compris les consignes ;
- Répondre aux questions éventuelles ; etc.
Enfin, une mise à jour régulière du fichier du personnel est nécessaire, afin de tenir compte des entrées/ sorties de personnel, et de l’ajout/ suppression de droit d’utilisateur (Fréquence recommandée : à chaque mouvement de personnel, et au moins tous les 15 jours).
Cette mise à jour relève de la responsabilité de l’entreprise (à défaut, le fichier du personnel reste dans sa dernière version transmise. Toutefois, l’utilisateur a dans tous les cas la possibilité de rajouter manuellement via l’application de nouveaux membres participants à son équipe. Cette action les intègre directement dans la base de données et permet ensuite de les retrouver via l’outil de recherche).
Pour cela, nous devons être avisés de ces changements pour pouvoir effectuer le paramétrage de mise à jour.
Pour toute question complémentaire, vous êtes invité(e) à contacter le référent RECAP désigné au sein de votre entreprise.
Ce document est protégé par les droits de propriété intellectuelle de son auteur. Toute utilisation sans accord préalable de DALAS SAS, notamment à des fins commerciales, pourra faire l’objet de poursuites.
